Stap 4: Maak een kalender

De volgende stap is dat je een planning maakt voor de fasen van je project én het communicatie- en participatieproces. Alle activiteiten, besluitvormingsmomenten en participatie- en communicatiemomenten komen hierin. Bewoners en andere belanghebbenden vraag je om input op de momenten waarop hun inbreng het beste kan worden meegenomen en dus het meeste nut heeft (zo vroeg mogelijk in het beleidsproces).

Projectfasen
Bepaal uit welke fasen je project bestaat en in welke je je nu bevindt. Initiatieffase, ontwerpfase, voorbereidingsfase of uitvoeringsfase? De verschillende fasen neem je op in de planning.

Wettelijk verplichte inspraak?
Zorg ervoor dat je in de initiatieffase al duidelijk hebt of inspraak wettelijk verplicht is. En zo nee, of er redenen zijn om toch een formele inspraakprocedure te volgen conform de Inspraakverordening gemeente Utrecht. Als dat zo is, dan neem je dit op in de planning.

Participatie en communicatie
Neem in je planning ook de participatie- en communicatiemomenten op. Kies hiervoor logische momenten, ook bezien vanuit de actoren.

Wijkraden
Vraag wijkraden altijd in de eerste fasen van je project of beleidsontwikkeling of zij mee willen denken of adviseren. Neem dit op in de planning en vraag via het wijkbureau of de wijkraad inderdaad deze rol wil vervullen. De wijkraden bepalen zelf of ze het nuttig vinden om betrokken te zijn bij het onderwerp.

Participatie in voorfase
Niet alle projectfasen en onderwerpen zijn geschikt voor (bewoners)participatie. Maar in principe gaat de Utrechtse Participatiestandaard ervan uit dat de belangrijkste invulling van bewonersbetrokkenheid wordt georganiseerd in de voorfase. Dat betekent concreet dat bewoners of bewonersgroepen via verschillende middelen op de daarvoor meest geschikte momenten worden gevraagd om hun input te leveren. De formele inspraak moet dan gezien worden als een afrondende, concluderende fase waarin iedere individuele bewoner of partij voor de laatste maal expliciet de gelegenheid krijgt om te reageren. Het zwaartepunt van bewonersbetrokkenheid is daarmee verschoven naar het voortraject.

Kalender in werksessie
Het kan nuttig zijn om de planning gezamenlijk te maken in een werksessie. Hiervoor kun je de projectleden uitnodigen en bijvoorbeeld de communicatieadviseur en de (assistent-)wijkmanager. Het Communicatiebureau van de gemeente Utrecht heeft een pool van medewerkers die deze werksessie voor jou kunnen faciliteren. Op de intranetsite van het Communicatiebureau vind je meer informatie. Ook kun je contact opnemen met het communicatieteam van je dienst.