Helder over status project en beïnvloedingsruimte

Bij schriftelijke communicatie en tijdens bijeenkomsten vermeld je altijd duidelijk in welke fase het project is, welke invloed mensen tijdens deze fase hebben, wat de voorgeschiedenis is van het project en hoe het vervolgproces eruit ziet. Bij de voorgeschiedenis en het vervolgproces vermeld je ook welke beïnvloedingsruimte is geweest en/of nog komt. Bij schriftelijke communicatie, zoals bij wijkberichten, neem je deze informatie op in een duidelijk kader (de zogenoemde 'inspraak/participatiebijsluiter').

Inspraak/participatiebijsluiter
Voeg aan wijkberichten en andere schriftelijke of digitale communicatie altijd een apart kader toe waarin informatie staat over de beïnvloedingsruimte. In welke fase is het project? Welke invloed hebben mensen tijdens deze fase? Wat is de voorgeschiedenis van dit project? Hoe ziet het vervolgproces eruit? Welke beïnvloedingsruimte is al geweest en welke beïnvloedingsruimte volgt nog?

Op de intranetsite van het Communicatiebureau van de gemeente Utrecht vind je de notitie 'Werkafspraken en checklist wijkberichten'. Hierin staan de afspraken rond wijkberichten. Ook vind je hier een checklist voor het schrijven en maken van het kader (zie ook hieronder).

Checklist voor communicatie over projecten en beleid

  1. Wat willen we vertellen? Wat gaat waar wanneer gebeuren, en waarom is dat nodig volgens de gemeente? Denk aan gemeentebrede beleidsdoelen en aan doelen op kleinere schaal (voor buurt, bewoners).
     
  2. Aan wie willen we dat vertellen? Welke bewoners, ondernemers en organisaties in welke buurten moeten dit weten? Wie kan hier last van hebben én wie heeft hier baat bij? Moeten we rekening houden met specifieke kenmerken van de doelgroep (zoals achtergrond, opleidingsniveau) of met gevoeligheden die leven in de buurt over het onderwerp? (NB Vraag hierover advies bij het wijkbureau/wijkservicecentrum.)
     
  3. In welke fase verkeert het project? Is het in de initiatief-, ontwerp- of uitvoeringsfase? Beschrijf wat dat inhoudt.
     
  4. Welke beïnvloedingsruimte is er tijdens deze fase? Leg in het wijkbericht goed uit welke beïnvloedingsruimte mensen hebben. Wat is de status van de informatie of van de bijeenkomst waarvoor je uitnodigt? Wil je mensen alleen informeren, wil je ze raadplegen (consulteren) door meningen, ervaringen en ideeën te inventariseren, vraag je om advies of wil je iets samen met bewoners oppakken (co-produceren)? Leg uit wat de gemeente met de reacties van bewoners gaat doen.
     
  5. Wat is de voorgeschiedenis van het project? Welke fasen met welke beïnvloedingsruimte zijn er al geweest? Wie waren daarbij betrokken? Wanneer was dat? Hoe ging dat en wat heeft de gemeente met de reacties gedaan? Zijn er toezeggingen gedaan, is er wel/niet tegemoetgekomen aan wensen?
     
  6. Hoe ziet het vervolgproces eruit? Komen er nog fasen waarin mensen invloed kunnen hebben? Zo ja, wanneer is dat en op welke manier gaat dit gebeuren?
     
  7. Extra aandachtspunten voor wijkberichten over:
    - werkzaamheden In het wijkbericht moet altijd staan waaruit de werkzaamheden bestaan, wat de aanleiding daarvoor was en wat de consequenties zijn (overlast of toegevoegde waarde) voor de lezers. Daarnaast moet in het wijkbericht staan wat de planning is (wanneer starten werkzaamheden, volgens welke fasering, wanneer is het klaar).
    - plannen In het wijkbericht moet altijd staan welke beïnvloedingsruimte mensen hebben (consultatieavond, inspraak, zienswijze indienen etc.), in welke fase het project zich bevindt en welke fasen er nog komen.
    - werkzaamheden die het gevolg zijn van een planproces In het wijkbericht moet altijd staan welk planproces en inspraaktraject hieraan vooraf is gegaan.
     
  8. Wanneer moet het wijkbericht de bewoners en/of organisaties bereikt hebben? Maak een planning voor het schrijven, afstemmen, laten drukken en verspreiden van het wijkbericht. Denk hierbij aan de regel dat wijkberichten uiterlijk tien dagen van tevor