De klankbordgroep is een vaste groep bewoners en/of vertegenwoordigers van instellingen die het beleidsproces nauw volgt en de beslissers met enige regelmaat adviseert over de te maken keuzen/voortgang. De leden van de klankbordgroep reageren op en adviseren over het plan. De klankbordgroep maakt meestal zelf geen plannen, maar reageert op de voorstellen van anderen.

Participatieniveaus: raadplegen en adviseren
Het instellen van een klankbordgroep is een veelgekozen participatie-instrument bij participatieniveaus 2 (raadplegen) en 3 (adviseren). Maar een klankbordgroep kan ook nuttig zijn bij participatieniveau 4 (co-productie). Dit was bijvoorbeeld het geval bij het project Kop van Lombok. Daar kreeg de klankbordgroep een actieve rol bij de uitwerking van de plannen en was sprake van co-productie.

Tips bij het gebruik van klankbordgroepen:

• Denk aan het risico van vervreemding van de achterban. De deelnemers aan de klankbordgroep komen vaker bij elkaar en worden zo 'deskundig'. Een oplossing hiervoor kan zijn om een Publieke Tribune te organiseren bij de vergaderingen van de klankbordgroep. Andere geïnteresseerde bewoners en ondernemers kunnen er dan bij zijn, zonder dat zij deelnemen aan de discussie. Dit is gebeurd bij het project Winkelcentrum De Gaard.
• Zorg voor goede verwachtingenmanagement. De groep kan vanwege de intensieve contacten gaan verwachten dat zij mogen meebeslissen over de plannen, terwijl dat vaak niet de bedoeling is. Maak dus vooraf rol en ruimte van de klankbordgroep, gemeente en mogelijke andere partijen goed en gemotiveerd duidelijk. Maak goede afspraken over de status van de inbreng van de klankbordgroep. Herhaal dit gedurende het proces.
• Zorg voor een goed secretariaat en tijdige informatievoorziening.